1 ¿Por qué una empresa debe implementar esta automatización?

Conforme la vida de la empresa vaya creciendo, en áreas y clientes, es necesario implementar este tipo de tecnologías para agilizar procesos y minimizar errores.

2. ¿Cuáles son los pasos para una buena implementación de automatización de back office?

• El involucramiento de todos los actores dentro de la operación. Para que haya una correcta implementación, es necesario que todos tengan un solo objetivo. Tanto la parte estratégica, táctica y operativa. Todos tienen que estar involucrados con el proyecto. Muchas veces las personas tienen el temor a ser reemplazados o perder poder sobre los procesos. Si la cabeza no está involucrada, o no le pone foco o no lo prioriza entonces tampoco funciona.
• Un buen levantamiento de información. Si no está el AS IS, cómo estamos ahora, de manera bien definida y con todos los procesos claros, con todas las variables claras, no va a haber una buena base para automatizar. 
• Quién te va a hacer la automatización, si vamos a tercerizarlo tiene que ser alguien con experiencia y ahí viene un poco el tema de costo beneficio. Si se va a tercerizar, la empresa debe entregarte un Gantt con todas las fases o las etapas de implementación y tiene que estar bien limitado el alcance de la propuesta que te haga, tiene que estar de acuerdo a lo que tú esperas, si no se ha hecho un buen levantamiento de información probablemente tu alcance no sea el mejor o no esté bien definido y ahí es donde hay falla.
• Siempre tiene que haber entregables, incluyendo el manual de cambios de procesos para que la nueva implementación funcione y tiene que ser claro y trascender a las personas. No sirve de nada que solo se quede en la cabeza de la persona que estuvo más metida en el proceso y esta persona sea la única que le da vida al proceso, es apersona sale de la empresa o se cambia de área y esto se cae, justamente por no haber tenido una buena capacitación, unos buenos manuales y una buena transferencia de información. 

3. ¿Qué medidas consideras importantes para garantizar la seguridad y la protección de datos en relación con esta implementación?

Dependiendo del proceso que se está automatizando, siempre hay niveles de seguridad. Por ejemplo, ahora estamos viendo una implementación en bancos de un sistema host to host pues ahí vienen todos los temas de accesos que el archivo que migra del sistema SAP hacia el banco pues sea inalterable en todo el proceso, ahí vienen las encriptaciones, los servidores, que garanticen de alguna manera este archivo. Por otro lado, también tenemos cuando se hacen desarrollos o reportes los niveles de acceso, quién tiene acceso a este reporte y si están en plataformas tipo POWER BI, que no sean de libre acceso a cualquiera porque podrían visualizar lo que quisieran. Esos son puntos críticos: niveles de acceso, perfiles y seguridad de los archivos. 

4. ¿Qué implementaciones consideras que deberían tener las áreas de soporte de una empresa?

Cuando revisamos procesos, siempre hay transacciones muy operativas que quitan tiempo de los recursos en mayor demanda. Lo que normalmente se hace es una evaluación de cuáles son estas transacciones que más tiempo quitan, sobre eso se hace un análisis de costo beneficio y la rentabilidad de la función que se quiere aplicar para poder eliminar esta carga operativa grande.

5. ¿Los clientes se benefician de las automatizaciones administrativas?

En algunos casos sí, cuando son procesos como facturación repercute en los clientes y mejora la parte transaccional con los clientes. Ahora, por ejemplo, nosotros emitimos las facturas hacia los clientes y llegan directamente a sus servidores y en algunos casos hasta lo subimos a las plataformas de facturación que ellos tienen entonces pasa directo y ya no hay que estar haciendo registro, no hay que mandar las facturas en físico. La operatividad de la empresa es mucho más ágil y las transacciones son mucho más rastreables. 

6. ¿Qué implementaciones hemos tenido en Dinet y cómo consideras que ha beneficiado a la empresa?

La implementación del SAP, es el RP madre de todos los procesos de ingresos y de egresos de toda la empresa y esto se hizo hace muchos años, el SAP no solo agarró la parte de contabilidad y tesorería, agarramos la parte de compras, de ahí se implementó para RRHH y se ha ido completando los módulos a través del tiempo. La otra plataforma grande ha sido el sistema de presupuestos que lo tenemos con adaptive planning que es una plataforma enfocada en este tema que ya se implementó hace varios años y se re implementó hace 2 años y esto ha hecho mucho más eficiente el uso de la herramienta, se tienen las transacciones muchos más claras y ágiles, se simplifico bastante los procesos y nos ha permitido seguir manteniendo un nivel de detalle muy amplio, dentro de lo que es el sistema de gestión de presupuestos de resultados o de costeo dentro de la empresa.   

7. ¿Qué procesos se han beneficiado más?

Sobre todo, la parte transaccional en contabilidad, todo lo que es aseguramiento del dinero, tanto de ingresos como de salida que es fundamental en cualquier empresa. El SAP te da una seguridad transaccional bien grande, esto hace que todos los procesos tengan controles, tengan niveles de aprobación, tengan varias validaciones antes de efectuar un pago o de facturar algo, entonces esto te garantiza ingresos salidas y hasta la parte de reportes a entidades externas tipo SUNAT. 

Toda la parte transaccional se ha ido beneficiando desde el año 2020 que se implementó el primer RPA. Son como especies de robots que agilizan la carga operativa transaccional y ya a la fecha ya hemos implementado, en finanzas 4 robots incluyendo el del CRF (centro de recepción de facturas) que es el automatizado el registro de facturas. 

Conclusión:

“Siempre es bueno tener análisis claros de los beneficios que te pueden dar estas implementaciones, muchas veces se hacen automatizaciones para generar ahorros, pero si no se hacen seguimientos se termina generando un sobre costo.”